اجتماعات العمل الناجحة كيف يديرها المدراء ويجعلونها ذات قيمة؟
اجتماعات العمل الناجحة هي مطلبٌ يسعى إليه المدراء؛ لأنها وسيلة تمكِّن من إيصال قيمةٍ ما للموظفين، فمن الطبيعي أن تكون الاجتماعات ذات مغزىَ أو هدف محدد، لذا كان لازاماً على المدراء أن يَعوا مدى أهمية تلك الاجتماعات، بل ويسعوا إلى جعلها منظمة وموجّهة، وليست مجرد تضييع لأوقاتهم ولأوقات موظفيهم، فلا شك أن هناك اجتماعات كانت لا فائدة تُطال من ورائها، على الرغم من أهمية انعقادها، والأمر راجعٌ بطبيعة الحال إلى سوء التنظيم وغلبة الضعف على تلك الاجتماعات، ونتيجة لذلك ترى بعضاً من المؤشرات التي تعكس ضعف اجتماعات العمل أهمها هي عدم إعارة المتحدث أي اهتمام، وكثرة التقليب في الهاتف أثناء عملية الاجتماع، وغيرها من الظواهر التي يمكن تلمّسها، ولكي لا تصل بحاضري لقائك إلى تلك النقطة، نقدّم لكم اليوم في هذا المقال أبرز الطرق والأسرار لجعل الاجتماعات ذات قيمة وتأثير عالٍ.
أسرار اجتماعات العمل الناجحة ؟
ترمي اجتماعات العمل في أكثر الأحيان إلى أن تكون محطةً لحشد الأفكار، وللتشارك الفعّال، والمحاورات الثرية بالمعرفة، والاقتراحات التي تولد، ولخطواتٍ قادمة ستُتحقق، ولكي تصل هذه الاجتماعات لِما وُجدت من أجله، ينبغي معرفة تلكم الأسرار التي من خلالها يمكن إضفاء سمة الإبداع على اجتماعات العمل، ومن هذه الأسرار:
-
إعطاء الاهتمام البالغ لبداية الاجتماع.
إن بداية اجتماعات العمل هي الخطوة الأهم؛ إذ من خلالها تتحدد النهاية وتُرتسم الصورة التي سيكون عليها الاجتماع لاحقاً، ولكن السؤال الذي يطرح الآن : كيف يكون الاهتمام باجتماعات العمل من بدايتها ؟
- التحديد الدقيق لموعد اللقاء أو الاجتماع، والتأكيد عليه في اليوم الذي يسبق الاجتماع، لضمان حضور الجميع.
- الابتعاد عن جعل الموظفين الذين حضورا الاجتماع على وقته أن ينتظروا كثيراً، خاصة أولئك الذين لم يأتوا الاجتماع على موعده المحدد.
- تهيئة الموظفين للاجتماع، دون الدخول مباشرة بطرح الأوامر ، أو التنويه على أخطاء معينة، ويفضل البدء ببداية تجعل الموظفين في تشوّقٍ للقادم.
-
عدم التفرّد بالحديث، ومحاولة إشراك الموظفين كافة في الحوار.
تعتبر محاولة أن تكون الشخص الوحيد المتحدث في الاجتماعات مؤشر غير دقيق، بل وقد تصل في بعض الأحيان إلى اعتبارها مشكلةً، والحل هنا هو أن تخلق أجواءً من المشاركة مع فريقك الذي يستمع إليك ، وهذا سيكون له من الأثر الإيجابي ما له، إذ ستعمل المشاركة التبادلية على خلق جواً من الارتياح لدى الأفراد، دون خوفٍ أو وجلٍ أو ريبة حيال آرائهم أو طروحاتهم.
-
أضف بعضاَ من المتعة إلى اجتماعك.
وتكون هذه الطريقة في محاولةٍ لكسر ذاك الجمود الذي يخيّم على اجتماعات العمل، إذ يكون في معظم الوقت يميل إلى الرسمية، لأنه يناقش أموراً تتعلق بسير العمل، ومقترحات أو تحسينات عليه، ويكون إضفاء هذه المتعة الصغيرة بمثابة الخروج قليلاً عن الجو المسيطر، ولكن ينبغي أن يكون خروجاً حذراً، دون حرف مسار الحديث إلى أمور بلا فائدة.
-
اجعل نهاية اللقاء نهاية مثمرة .
وذلك من خلال التذكر أن اجتماعات العمل الناجحة هي التي تُوصِل إلى ما بعد عقده، إذ الغرض الموضوع لأجله هذا الاجتماع قد يكون : حل قضايا او مشاكل معينة في العمل، أو محاولة مناقشة قرارات جديدة، ومقترحات مستقبلية ما، فإنهاء موضوع اللقاء ينبغي أن يركّز على خطوات تنفيذية لما قد تم طرحه، للبدء في تطبيقٍ عملي لكل ما قيل خلال اللقاء.
ختاماً كانت هذه أبرز وأهم أسرار لعقد اجتماعات عمل مثمرة وذات قيمة عالية، ولكي تزيد فائدة اجتماعاتك عليك دوماً بالسعي لمعرفة ما قد يعترض اجتماعاتك من نقص ، ومحاولة اصلاحه وتلافيه في المرات القادمة.
