إدارة الاجتماعات بشكل مثمر وبنّاء أهم 6 خطوات لذلك

إن إدارة الاجتماعات الناجحة ليست مجرد فعلٍ اعتباطي أو أمر عشوائي، ولكنه تصرّف قادر على الارتقاء بالمؤسسة، وتوجيه الموظفين، إلى جانب زيادة الانتاجية التي يسعى لها طاقم العمل ككل.

فإذا ما كنت مسؤولاً عن اجتماعٍ ما ينبغي حينئذٍ أن تكون صاحب هدف؛ لأن الأشخاص الذين تجتمع بهم يرغبون في أن تكون لهذه الاجتماعات قيمة، وقيمتها تتركز في وجود هدف معين ووُجهة واضحة.

خطوات إدارة الاجتماعات بشكل فعّال :

1. تحدّد الغاية التي ترمي إليها من الاجتماع 

سبق وتحدثنا أن تحديد الهدف من اجتماعات العمل أمرٌ لا يمكن إغفاله، لأن فهم الغرض من الاجتماع يساعد في اتخاذ إجراء ما من قِبل الأشخاص المجتَمع معهم، على سبيل المثال يمكنك اختيار سبب الاجتماع وإرجائه إما لشرحِ ما طرأ على العمل، أو لقرارٍ معيّن تريد إطلاع فريق عملك عليه، أو لتطويرات تتعلق ببيئة العمل ذاتها.

2. الاهتمام بافتتاح الاجتماع وإنهائه بطريقة جيّدة

واحدة من أهم الأمور التي تتعلق بإدارة الاجتماعات هي مفتتح الاجتماع ونهايته، فعند بداية الاجتماع أشعِر فريقك بأن هذا الوقت الذي سيُقضى في الاجتماع  ليس وقتاً مهدوراً، إنما هو وسيلة للتطوير.

وهكذا في نهاية الاجتماع ركزّ على أهم ما تريد تثبيته عند موظفيك، ووضّح الخطوات القادمة من الشيء المطلوب تنفيذه.

3. التحكّم في إدارة الاجتماعات

قبل كل شيء يمكن القول أن التحكم في إدارة الاجتماعات لا يقتصر على أمرٍ واحد، أو إجراء معيّن إنما يمكن أن يكون على النحو الآتي :

• أن لا تستبد في الحديث، لكن أشرِك فريقك بالمحاورة والمناقشة.
• ركز على كافة جوانب اللقاء والاجتماع، ولا تضع تركيزك جلّه على أمرٍ واحد.
• وضّح رأيك ولا تترك حديثك عام وملّغز، حتى يتسنى لمستمعيك فهمك بشكل جيد.

4. التحديد الدقيق لأعضاء الاجتماع

من الجيد في إدارة الاجتماعات تحديد أطراف الاجتماع، إذ أنه من غير المعقول أن يحضر أشخاص ليسوا أصحاب صلة بالمجال، أو بموضوع الاجتماع؛ لأن هذا سيعمل على وجود ضجة في مكان الاجتماع، وتشويش جو الاجتماع، وإهدار وقت كان من الممكن أن يستفيد منه الأطراف المقصودة في الاجتماع.

5. عدم إهمال مكان الاجتماع بفريق العمل

مما يعين على إدارة الاجتماعات بصورة منظمة مكان الاجتماع، فلذلك لا بدّ من تخيّر أمكنة الاجتماعات إذا كانت خارج مكان العمل، مثل الانتباه للموقع الخاص بالمكان المجتَمع به، كأن يكون هادئاً، وسهلاً من ناحية مجيء الموظفين إليه، وكذلك الابتعاد عن الأماكن المزدحمة ؛ لأن مثل هذه الأماكن تعيق الاجتماع .

6. حاول أن تجعل اجتماع عملك أكثر مرونة وإمتاع

من أسباب نجاح إدارة الاجتماعات أن تجمع ما بين العمل والمتعة، فإذا  كنت ترغب في جذب اهتمام موظفيك ينبغي عليك أن تبعد عنهم الملل، إلى جانب إضافة جو من التنوع في الطرح والمناقشة، بعبارة أخرى يمكنك استخدام وسائل كالفيديو والصور في عرض ما تريد إيصاله، بدلاً من جعل الاجتماع يرتكِز على الحديث النثري.

في الختام وبعد استعراض أهم خطوات إدارة الاجتماعات الخاصة بفريق العمل، يمكننا القول بأن الاجتماع مهما كان طوله أو موضوعه، اجتهد لجعله اجتماعاً مثمراً ، ومحاطاً بروح الإيجابية، والمرح، وبعض المناقشات الفاعلة من قِبل موظفيك، فهذا كله من شأنه أن يضفي الطابع الإنساني على العمل، وهذا بدون شك أفضل بكثير من كونه مجرد حشد لآراء ومهام روتينية إلزامية ،ما يجعل موظفيك في حالة مستمرة من الانتماء لمكان العمل ولمؤسسيه.